Wysyłka newsletterów: jakie godziny są najlepsze według badań

Wybór odpowiedniego momentu na wysłanie kampanii e‑mailowej jest kluczowym czynnikiem jej sukcesu, ponieważ ma bezpośredni wpływ na zachowanie odbiorców. Pierwszym powodem jest wskaźnik otwarć (open rate) – jeśli e‑mail trafi do przepełnionej skrzynki pocztowej w nieodpowiednim momencie, istnieje duże prawdopodobieństwo, że odbiorca nawet go nie zauważy lub odłoży na później i nigdy do niego nie wróci. E‑maile, które dotrą w odpowiednim momencie, kiedy ludzie sprawdzają pocztę, mają znacznie większe szanse, że zostaną w ogóle otwarte.

Wskazówka: Nie wiesz, na jakiej podstawie segmentować? Sprawdź 5 sprawdzonych strategii segmentacji.

Drugim czynnikiem jest współczynnik klikalności (CTR). Nawet jeśli odbiorca otworzy wiadomość e‑mail, decyzja o kliknięciu linku w wiadomości zależy od jego aktualnego nastroju. Jeśli jest w trakcie intensywnego dnia pracy lub próbuje nadrobić zaległości, prawdopodobieństwo, że zechce zapoznać się z Twoją wiadomością, znacznie spada. Natomiast w momentach spokoju umysłowego i skupienia – na przykład rano lub po obiedzie – szansa na interakcję z treścią jest znacznie większa.

Trzecim i prawdopodobnie najważniejszym wskaźnikiem jest współczynnik konwersji. Otwarcie wiadomości e‑mail i kliknięcie linku nie oznacza automatycznie zakupu lub rejestracji. Jeśli odbiorca nie ma w danym momencie czasu, motywacji lub odpowiednich warunków do zakończenia konwersji, prawdopodobnie nie wróci do tego. Dlatego ważne jest, aby dostarczyć e‑mail nie tylko w momencie, gdy ludzie go zobaczą, ale także wtedy, gdy są gotowi do działania. Dobre wyczucie czasu może więc zadecydować o sukcesie kampanii lub straconych możliwościach.

Analizy dziesiątek milionów wysłanych e‑maili za pomocą narzędzi takich jak HubSpot, GetResponse, Mailchimp czy Campaign Monitor pokazują niezwykle spójne wyniki, jeśli chodzi o dni tygodnia o najwyższym zaangażowaniu adresatów. W dłuższej perspektywie najbardziej efektywnym dniem na wysyłanie e‑maili wydaje się być wtorek, zwłaszcza w sektorze B2B. Po weekendzie ludzie dostosowują się do trybu pracy, ale nie są jeszcze przytłoczeni zadaniami i chętniej otwierają i czytają nowe wiadomości w swojej skrzynce pocztowej. Jest to idealny dzień na wysyłanie newsletterów, komunikatów handlowych lub zaproszeń na webinary.

Kolejnym dobrym dniem jest czwartek, kiedy większość użytkowników kończy zadania służbowe, ale nadal ma czas i energię, aby reagować na nowe informacje lub oferty. E‑maile wysłane w czwartek często charakteryzują się dobrym wskaźnikiem kliknięć i konwersji. Środa jest stabilnym środkowym dniem tygodnia – odpowiednim na przykład do drugiej fali wysyłek lub jako uzupełnienie głównej kampanii. Jeśli planujesz więcej niż jedną wysyłkę e‑mailową w tygodniu, środa może być świetnym kompromisem między wtorkiem a czwartkiem.

Z kolei poniedziałek i piątek są zazwyczaj słabsze pod względem otwierania i kliknięć. W poniedziałek większość ludzi stara się uporać z problemami i zadaniami, które pojawiły się w weekend, skrzynki pocztowe są zazwyczaj przepełnione, a nowe wiadomości łatwo giną w gąszczu innych. Piątek jest często mentalnym przejściem do weekendu – użytkownicy rzadziej reagują na wiadomości marketingowe, ponieważ nie planują już kolejnych działań związanych z pracą lub zakupami. Weekendy stanowią specyficzną kategorię – w branżach B2C (np. moda, styl życia lub podróże) wysyłki weekendowe mogą działać dobrze, ale w segmencie B2B zainteresowanie jest zazwyczaj minimalne.

Czas wysyłania e‑maili odgrywa kluczową rolę w sukcesie kampanii – wpływa nie tylko na wskaźnik otwarć, ale także na kliknięcia i konwersje. Dane z narzędzi e‑mailingowych pokazują, że najskuteczniejsze jest wysyłanie wiadomości rano między 9:00 a 11:00, kiedy większość ludzi otwiera swoją skrzynkę po raz pierwszy i jest gotowa reagować na nowe wiadomości. W tym przedziale czasowym szczególnie dobrze sprawdzają się newslettery i ważne komunikaty biznesowe, ponieważ użytkownicy nie są jeszcze przytłoczeni zadaniami służbowymi.

Kolejny odpowiedni okres to czas po obiedzie, między 13:00 a 15:00. Ludzie mają tendencję do ponownego sprawdzania poczty elektronicznej po powrocie do biurka i często mają mentalną przestrzeń do przetworzenia nowych informacji. Ten czas jest szczególnie odpowiedni dla lżejszych treści, inspiracji lub spersonalizowanych ofert. Niektóre segmenty (na przykład edukacja lub konsultacje) mogą odnotować najwyższy wskaźnik odpowiedzi i rejestracji właśnie w tym przedziale czasowym.

Ciekawą opcją, szczególnie dla marek B2C, jest również wysyłka wieczorna między 18:00 a 20:00, kiedy to użytkownicy spędzają czas na urządzeniach mobilnych, przeglądając pocztę lub oferty sklepów internetowych. W tym przypadku ważne jest, gdzie i w jaki sposób Twoja grupa docelowa czyta e‑maile – użytkownicy mobilni często reagują bardziej elastycznie, podczas gdy w przypadku odbiorców B2B wieczorne godziny są mniej skuteczne. 

 Konieczne jest uwzględnienie stref czasowych i zachowań poszczególnych segmentów odbiorców, które mogą się znacznie różnić w zależności od rynku i rodzaju produktu.

Chociaż analizy narzędzi e‑mailowych pokazują ogólne trendy, każda grupa odbiorców jest wyjątkowa. To, co sprawdza się w jednej firmie, nie musi być skuteczne w innej. Z tego powodu ważne jest, aby podejść do kwestii czasu strategicznie i w oparciu o dane. Podstawą jest testowanie A/B różnych godzin i dni wysyłki, dzięki czemu można sprawdzić, kiedy odbiorcy najlepiej reagują. Testy powinny być przeprowadzane w sposób ciągły, ponieważ sezonowość, zachowania użytkowników i rynek ulegają ciągłym zmianom.

Kolejnym krokiem jest analiza danych poprzednich kampanii e‑mailingowych. Obserwuj, kiedy ludzie najczęściej otwierają e‑maile, klikają i dokonują konwersji. Jeśli Twoje kampanie e‑mailingowe są podzielone na różne grupy docelowe, weź pod uwagę ich specyfikę – odbiorcy B2B (np. menedżerowie lub specjaliści) zazwyczaj reagują inaczej niż segment B2C, a młodsi klienci sklepów internetowych mają inne zwyczaje i preferencje niż rodzice małych dzieci. Każda grupa ma swoje „aktywne okna”, w których poświęca uwagę treści.

Wskazówka: Nowość w Ecomailu: analiza RFM dla lepszej segmentacji

Możesz również skorzystać z nowoczesnych narzędzi automatyzacji, które umożliwiają wysyłanie e‑maili w momencie, gdy konkretny odbiorca jest najbardziej aktywny – na przykład na podstawie jego poprzednich zachowań. Takie spersonalizowane podejście może znacznie zwiększyć skuteczność kampanii, bez konieczności zgadywania, kiedy wysłać kolejny newsletter. Dzięki połączeniu testów, analizy danych i inteligentnej automatyzacji można wybrać najbardziej optymalny czas, który będzie odpowiedni dla danej kampanii e‑mailowej.